6 wskazówek jak lepiej zarządzać czasem

Dowiedz się, jak znaleźć czas na wąchanie róż.

Napisany przez Johna Casey'a Medycznie zweryfikowany przez Louise Chang,?MD Od lekarza Archiwum

Prosta, nieprzyjemna prawda jest taka, że prawdopodobnie jesteśmy bardziej zajęci niż kiedykolwiek. Niezależnie od tego, że niewiele nauki popiera to przekonanie, dowody anegdotyczne są przytłaczające.

"Widać to wszędzie wokół nas" - mówi Jana Jasper, nowojorska ekspertka od produktywności i autorka książki Take Back Your Time. "Ludzie mówią za szybko. Zawsze się spieszymy. Zaczynamy rzeczy i nie kończymy ich i ciągle dręczy nas myśl, że zapomnieliśmy czegoś zrobić, ale nie jesteśmy pewni, co to jest."

To, że ludzie zalani urządzeniami oszczędzającymi czas i pracę, od robotycznych odkurzaczy, przez kuchenki mikrofalowe, po komputery, czują się tak często zmęczeni, wydaje się sprzeczne z intuicją. Ale to, co technologia daje, to również zabiera.

"Wraz ze wzrostem liczby urządzeń oszczędzających czas i produktów ułatwiających nam życie znaleźliśmy sposoby na wypełnienie czasu" - mówi Tracy Lyn Moland konsultantka ds. zarządzania czasem i autorka książki Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. A chroniczny brak czasu prowadzi do stresu.

Ale eksperci od zarządzania czasem, z którymi rozmawialiśmy, wszyscy mówią, że możliwe jest zmniejszenie stresu. Pomyśl o tym, że dzięki technikom zarządzania czasem możesz dodać dodatkową godzinę do swojego dnia.

Coś tak prostego jak "wiedza, gdzie są twoje klucze rano, wiedza, gdzie jest książka z biblioteki twojego dziecka lub praca domowa, zmniejszy wiele stresu", mówi Moland. Ma ona kilka wskazówek dotyczących zarządzania czasem.

Załóż dziennik czasu

Poświęć tydzień i nakreśl, co robisz każdego dnia. Bądź szczery. Jeśli oglądasz 25 godzin telewizji tygodniowo, zapisz to.

"To jest bolesne przebudzenie dla większości ludzi", mówi Jana Jasper. "Musisz uwzględnić wszystko --- czas na siłowni, jedzenie, jazdę samochodem, cotygodniowe spotkania, wszystko. To może być denerwujące, aby zobaczyć, jak mało niestrukturyzowanego czasu pozwalamy sobie. Ale trudno jest podejmować inteligentne decyzje dotyczące bardziej efektywnego wykorzystania czasu, jeśli nie wiesz, co robisz ze swoim czasem teraz."

Naucz się mówić "nie"

Wyłącz telefon komórkowy i pager. Kiedy ktoś prosi cię o zrobienie czegoś, na co naprawdę nie masz czasu, powiedz to, grzecznie, ale stanowczo. I nie pozwól sobie na poczucie winy.

"Jednym z powodów, dla których czujemy się cały czas tak zajęci, jest to, że jesteśmy gorsi w ustalaniu osobistych granic wokół tego, czemu powiemy 'nie'" - mówi Jana Kemp, założycielka i prezes Meeting & Management Essentials, firmy konsultingowej zajmującej się zarządzaniem czasem w Boise, Idaho.

Częścią deklinacji do robienia rzeczy, jest skupienie się na swoich celach, wyjaśnia Kemp. Twój dziennik czasu może w tym pomóc. Kiedy już zablokujesz czas na ważne, ale często nieplanowane działania, wpisz się tylko na te rzeczy, które są ważne, rodzinę, przyjaciół i zdrowie. Kiedy już wiesz dokładnie, na co masz czas, odrzucenie rzeczy, które nie pasują do twoich priorytetów, jest łatwiejsze.

Lista rzeczy do zrobienia, oparta na czasie

"Stwórz listę rzeczy do zrobienia, która zawiera, ile czasu poświęcisz na każdą pozycję na liście", mówi Moland. Listy są zawsze pomocne, ale kiedy dodasz, ile czasu powinno zająć każde zadanie, pomaga to ustalić priorytety, jak idziesz do zadań. Kiedy ustalasz priorytety zadań, naturalnie skupiasz się na tych, które możesz wykonać natychmiast.

Pozwól, aby komputer Ci pomógł

Technologia pomogła ci dostać się do czasu w pierwszej kolejności, więc użyj jej, aby pomóc ci się wydostać. Wypróbuj jeden z wielu programów do planowania osobistego, które pozwalają na prowadzenie kalendarza, listy "to-do" oraz książki telefonicznej i adresowej na komputerze.

"Nie wystarczy już być wydajnym" - powiedział Jasper. "Celem jest tutaj wykorzystanie technologii, aby pozbyć się całego papieru w swoim życiu. Nie mogę wystarczająco podkreślić, jak ważne to jest".

Wiele z organizowania, ci eksperci mówią, przychodzi od usprawniania twój życie. Więcej bałagan ty masz w twój życiu -- telefoniczni numery na skrawkach papieru, biznesowi wizytówki w notatkach, biurko piled wysoki z kalendarzami i listami -- the prawdopodobny jesteś marnować czas próbować zostawać organizującym i na wierzchu rzeczy,

Multitask

Czy istnieje dziś bardziej nadużywane słowo? Wszyscy cały czas łączymy kilka czynności w jedną. Niektóre rodzaje multitaskingu są niebezpieczne. Rozmawiając przez telefon podczas prowadzenia samochodu, szanse na udział w wypadku drogowym drastycznie rosną. Mimo to wiele czynności można skutecznie i bezpiecznie łączyć. Słuchaj książek na kasetach podczas dojazdów do pracy. Oglądając telewizję, płać rachunki.

"Kobiety są lepiej zdolne do wielozadaniowości niż mężczyźni" - powiedział Moland. "Nawet jeśli oboje partnerzy pracują w pełnym wymiarze godzin, kobieta zwykle jest w stanie nadal myśleć o harmonogramie dzieci, domu, posiłkach. Mężczyźni są w stanie lepiej skupić się na jednym zadaniu w danym czasie -- i kobiety mogą się od tego czasem uczyć."

Nie bądź perfekcjonistką

Nie ma nic złego w byciu zwyczajnym. Perfekcjonizm, inaczej zwany przywiązywaniem nadmiernej uwagi do każdego szczegółu, ważnego czy nie, jest rodzajem prokrastynacji.

"Ustal racjonalne cele dla siebie", mówi Jasper. "To piękna rzecz dążyć do bycia najlepszym. Kontrproduktywne jest staranie się o to, by być jak najlepszym".

Stawianie sobie nieosiągalnych oczekiwań tylko dodaje stresu do życia, wyjaśnia Kemp.

Nagradzaj się

Nie pozwól, aby jakikolwiek postęp, choćby najmniejszy, pozostał bez nagrody.

"Wykorzystaj swój dziennik czasu do podejmowania decyzji o tym, jak chcesz lepiej zorganizować swój czas", powiedział Jasper. "Gdy robisz postępy w ustalaniu priorytetów i mówieniu 'nie', pozwól sobie cieszyć się tym. Nie musi to być duża nagroda, może być tak prosta, jak spędzenie trochę czasu przez siebie lub uzyskanie masażu. Ważne jest, aby uznać i cieszyć się swoim sukcesem".