Czy jestem bardziej produktywny, gdy wykonuję wiele zadań?

Z archiwum lekarza

Cody Lyon

Telefony dzwonią bez przerwy, twoje biurko wygląda jak zagrożenie pożarowe, a ekran komputera właśnie dał ci znać, że masz nową pocztę. Znikąd przychodzi twój szef i pyta cię o dokument w Excelu, który chciał, żebyś przygotował. Nagle ogarnia cię strach, gdy przypominasz sobie pytanie zadane przez słodko mówiącą osobę z działu kadr w dniach poprzedzających zdobycie tej nowej pracy: Jak wygląda twoja umiejętność wielozadaniowości?

Plotka: Ludzie, którzy wykonują wiele zadań, są bardziej produktywni

Fakty są takie, jakie są: W wielu dzisiejszych firmach mniejszy personel pracuje dłużej i wykonuje coraz więcej zadań. Od większości pracowników oczekuje się, że będą żonglować kilkoma projektami w tym samym czasie, a nowe - i często nieoczekiwane - zlecenia będą napływać do nich w ciągu dnia. Nazywa się to wielozadaniowością i można to obecnie znaleźć w prawie każdym środowisku pracy. Ale czy ludzki mózg naprawdę jest w stanie skupić się na kilku projektach jednocześnie? Czy może bylibyśmy bardziej produktywni, gdybyśmy skupiali się na każdym zadaniu z osobna?

Werdykt: Niektórzy ludzie są bardziej produktywni, gdy skupiają się na jednym zadaniu na raz

Mocno wierzę, że multitasking to mit, mówi trenerka kariery i życia Stacy S. Kim, założycielka Life Junctions LLC. Zgadza się, że wszyscy jesteśmy nieustannie bombardowani rzeczami, które walczą o naszą uwagę - że przerwy są faktem, a rozproszenia będą się pojawiać, więc naturalnie trudniej jest skupić się na jednej rzeczy w danym czasie. Jednak, jak mówi Kim, badania pokazują, że nasze mózgi nie są w stanie naprawdę skupić się na dwóch rzeczach w tym samym czasie. Zamiast tego, przesuwa swoją uwagę tak szybko, że mamy wrażenie, że pracujemy nad dwoma rzeczami jednocześnie. Ale zgadnijcie co? Nie jesteśmy. Możesz rozmawiać z kimś przez telefon, a potem zerknąć na ekran komputera, by sprawdzić pocztę - mówi Kim. Kiedy rozmawiasz, a potem patrzysz na ekran, mózg w rzeczywistości przełącza się tam i z powrotem w szybkim tempie.

Według Kim, bardziej efektywne może być założenie kapelusza zarządzania czasem niż wielozadaniowość. Jej sugestia? Skup się na jednym projekcie na raz, ale użyj sprytnego małego urządzenia zwanego timerem. Ustaw go na 20 minut i zadaj sobie pytanie: "Co jest dla mnie właściwe w tej chwili - nie to, co powinienem robić, ale co jest właściwe?" - mówi. Niezależnie od tego, czy jest to planowanie prezentacji, czy wysłanie kilku e-maili, dokonaj świadomego wyboru, jak spędzisz te minuty, a następnie ustaw minutnik. Kiedy zadzwoni, zadaj sobie pytanie: Czy wykonałem swoje zadanie, czy się rozproszyłem? Z czasem ta technika nauczy cię, jak skupić się na zadaniu, a ty nie tylko zrobisz więcej w tym samym czasie, ale też produkt końcowy będzie wyższej jakości.

Nowojorski trener kariery Roy Cohen, autor książki "The Wall Street Professional's Survival Guide", mówi, że pracuje z klientami, którzy codziennie mierzą się z agresywnymi terminami, wieloma priorytetami i tym, co nazywa nieracjonalnymi oczekiwaniami - i że tego rodzaju wymagania są naturą dzisiejszego rynku pracy. Cohen mówi, że przy mniejszej liczbie pracowników, którzy mogą wykonać pracę, od wielu z nas oczekuje się wyników na poziomie, który może być niemożliwy do utrzymania przez dłuższy czas.

Co więc ma zrobić pracownik, zwłaszcza w gospodarce, w której bezrobocie puka do drzwi milionów amerykańskich pracowników? Według Cohena, możesz nadać priorytety swoim projektom - ale upewnij się, że nie zaniedbasz tych, których wolałbyś nie robić, ponieważ są to prawdopodobnie projekty, które mogą być ważne dla kluczowych interesariuszy. Jego rada? Wielozadaniowość polega na byciu wieloliniowym: Każdy projekt ma początek, środek i koniec, mówi. Musisz dowiedzieć się, jak rozpocząć nowe projekty, jednocześnie zarządzając i kończąc inne.

Aby osiągnąć ten cel, Cohen sugeruje stworzenie arkusza kalkulacyjnego, w którym będzie można śledzić status każdego projektu. W ten sposób, mówi, można zobaczyć, co musi się wydarzyć teraz, a z czym można się wstrzymać. To stały, działający w czasie rzeczywistym, niezawodny system. Cel? Posuwać każdy projekt do przodu, aż dojdziesz do punktu, w którym możesz go odłożyć na trochę - wtedy zaczynasz nowy projekt.

Niektórzy eksperci przyjmują bardziej twarde podejście; twierdzą, że wielozadaniowość żyje i ma się bardzo dobrze, i że jest to raczej kwestia tego, jak kierujesz swoją energią. Trener odporności psychicznej Steve Siebold, autor książki "177 sekretów odporności psychicznej klasy światowej", mówi, że z pewnością są ludzie, którzy twierdzą, że mogą się skupić tylko na jednym zadaniu w tym samym czasie. Ale on nazywa to niczym więcej niż wymówką.

Czy powiedziałbyś Barackowi Obamie, że może skupić się tylko na jednym zadaniu w tym samym czasie? pyta Siebold. Nic nigdy nie zostałoby zrobione. Sekretem wielozadaniowości jest określenie, ile energii umysłowej trzeba skierować na każde zadanie.

Powiedzmy, że każdy z nas ma sto jednostek energii umysłowej, którą może skierować na zadania w danym momencie. Wiązanie butów może wymagać tylko jednej jednostki, podczas gdy prowadzenie samochodu może wymagać trzydziestu jednostek. Gra w szachy lub próba rozwiązania trudnego problemu może wymagać wszystkich stu jednostek. Im ważniejsze zadanie, tym więcej jednostek energii umysłowej powinno być skierowane w jego stronę - warto o tym pamiętać następnym razem, gdy staniesz przed wieloma zadaniami naraz.