Dowiedz się, jak znaleźć czas, by poczuć zapach róż.
Prosta, nieprzyjemna prawda jest taka, że prawdopodobnie jesteśmy bardziej zajęci niż kiedykolwiek wcześniej. Niezależnie od tego, że nauka w niewielkim stopniu potwierdza tę tezę, dowody anegdotyczne są przytłaczające.
"Można to zaobserwować dookoła nas" - mówi Jana Jasper, nowojorska ekspertka ds. produktywności i autorka książki Take Back Your Time. "Ludzie mówią zbyt szybko. Zawsze się spieszymy. Zaczynamy coś, czego nie kończymy i ciągle dręczy nas myśl, że zapomnieliśmy czegoś zrobić, ale nie jesteśmy pewni, co to jest."
To, że ludzie zalewani przez urządzenia oszczędzające czas i pracę, od robotów odkurzających, przez kuchenki mikrofalowe, po komputery, czują się tak często zmęczeni, wydaje się sprzeczne z intuicją. Ale technologia daje to, co daje, ale też zabiera.
Wraz ze wzrostem liczby urządzeń i produktów ułatwiających nam życie znaleźliśmy sposoby na wypełnienie czasu" - mówi Tracy Lyn Moland, konsultantka ds. zarządzania czasem i autorka książki "Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else". A chroniczny brak czasu prowadzi do stresu.
Eksperci od zarządzania czasem, z którymi rozmawialiśmy, twierdzą jednak, że stres można zredukować. Pomyśl o tym, jak o dodaniu dodatkowej godziny do swojego dnia dzięki technikom zarządzania czasem.
Coś tak prostego jak "wiedza, gdzie są klucze rano, gdzie jest książka do biblioteki lub praca domowa dziecka, zmniejszy wiele stresu" - mówi Moland. Ma ona wiele wskazówek dotyczących zarządzania czasem.
Załóż dziennik czasu
Poświęć tydzień i spisz, co robisz każdego dnia. Bądź szczery. Jeśli oglądasz 25 godzin telewizji tygodniowo, zapisz to.
"Dla większości ludzi jest to bolesne przebudzenie" - mówi Jana Jasper. "Trzeba uwzględnić wszystko - czas spędzony na siłowni, jedzenie, jazdę samochodem, cotygodniowe spotkania, wszystko. To może być przykre, gdy widzimy, na jak mało czasu bez organizacji sobie pozwalamy". Ale trudno jest podejmować inteligentne decyzje dotyczące bardziej efektywnego wykorzystania czasu, jeśli nie wiesz, co robisz ze swoim czasem teraz."
Naucz się mówić "nie"
Wyłącz telefon komórkowy i pager. Gdy ktoś prosi Cię o zrobienie czegoś, na co naprawdę nie masz czasu, powiedz to grzecznie, ale stanowczo. I nie pozwól sobie na poczucie winy.
Jednym z powodów, dla których czujemy się ciągle zajęci, jest to, że gorzej radzimy sobie z ustalaniem osobistych granic dotyczących tego, czemu możemy powiedzieć "nie"" - mówi Jana Kemp, założycielka i prezes Meeting & Management Essentials, firmy konsultingowej w Boise w stanie Idaho, zajmującej się zarządzaniem czasem.
Kemp wyjaśnia, że częścią zdecydowania się na zrobienie czegoś jest skupienie się na swoich celach. Pomocny w tym może być dziennik czasu. Gdy już zablokujesz czas na ważne, ale często nieplanowane zajęcia, zapisz się tylko na te, które są ważne - rodzinę, przyjaciół i zdrowie. Gdy wiesz dokładnie, na co masz czas, łatwiej zrezygnujesz z rzeczy, które nie pasują do Twoich priorytetów.
Lista rzeczy do zrobienia, oparta na czasie
"Stwórz listę rzeczy do zrobienia, na której określisz, ile czasu poświęcisz na każdą pozycję na liście" - mówi Moland. Listy zawsze są pomocne, ale jeśli dodamy, ile czasu powinno zająć każde zadanie, pomoże to ustalić priorytety. Kiedy ustalasz priorytety, naturalnie skupiasz się na tych, które możesz wykonać natychmiast".
Pozwól komputerowi pomóc
Technologia przyczyniła się do tego, że znalazłeś się w pułapce czasowej, więc wykorzystaj ją, aby pomóc Ci się z niej wydostać. Wypróbuj jeden z wielu programów do planowania osobistego, które pozwalają na prowadzenie kalendarza, list rzeczy do zrobienia oraz książek telefonicznych i adresowych na komputerze.
"Nie wystarczy już być wydajnym" - powiedział Jasper. "Celem jest wykorzystanie technologii do pozbycia się papieru z naszego życia. Nie potrafię wystarczająco podkreślić, jak bardzo jest to ważne".
Jak twierdzą eksperci, organizowanie w dużej mierze wynika z uporządkowania życia. Im więcej bałaganu masz w swoim życiu - numery telefonów na karteczkach, wizytówki w notesach, biurko zawalone kalendarzami i listami - tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz tracić czas, próbując zachować porządek i być na bieżąco,
Multitask
Czy istnieje dziś bardziej nadużywane słowo? Wszyscy nieustannie łączymy kilka czynności w jedną. Niektóre rodzaje wielozadaniowości są niebezpieczne. Rozmawiaj przez telefon podczas prowadzenia samochodu, a Twoje szanse na udział w wypadku drogowym drastycznie wzrosną. Mimo to wiele czynności można skutecznie i bezpiecznie łączyć. Słuchanie książek na kasetach podczas dojeżdżania do pracy. Oglądając telewizję, płać rachunki.
"Kobiety lepiej radzą sobie z wielozadaniowością niż mężczyźni" - mówi Moland. "Nawet jeśli oboje partnerzy pracują na pełen etat, kobieta zazwyczaj jest w stanie myśleć o planach zajęć z dziećmi, domu, posiłkach. Mężczyźni są w stanie lepiej skupić się na jednym zadaniu w danym czasie - i kobiety mogą się od nich tego nauczyć."
Nie bądź perfekcjonistą
Nie ma nic złego w byciu zwyczajnym. Perfekcjonizm, inaczej zwany przywiązywaniem nadmiernej wagi do każdego szczegółu, ważnego czy nie, jest rodzajem prokrastynacji.
"Wyznacz sobie racjonalne cele" - mówi Jasper. "Dobrze jest dążyć do tego, by być jak najlepszym. Dążenie do bycia najlepszym jest przeciwskuteczne".
Jak wyjaśnia Kemp, stawianie sobie nieosiągalnych oczekiwań tylko zwiększa stres w życiu.
Nagradzaj się
Wreszcie, nie pozwól, aby jakikolwiek postęp, choćby najmniejszy, pozostał bez nagrody.
"Wykorzystuj swój dziennik czasu do podejmowania decyzji o tym, jak chcesz lepiej zorganizować swój czas" - mówi Jasper. Kiedy będziesz robić postępy w ustalaniu priorytetów i mówieniu "nie", pozwól sobie się tym cieszyć. Nie musi to być wielka nagroda, może to być coś tak prostego, jak spędzenie czasu sam na sam ze sobą lub pójście na masaż. Ważne jest, aby docenić swój sukces i cieszyć się nim".
John Casey jest niezależnym pisarzem zajmującym się stylem życia, zdrowiem i nauką w Nowym Jorku.
